Inventario FIFO: por qué el costo de lo que vendes cambia tu margen

Qué es FIFO, explicado sin jerga

FIFO viene del inglés first in, first out: lo primero que entra es lo primero que sale. En español también se le llama PEPS: primero en entrar, primero en salir. Aplicado a tu inventario significa que, cuando vendes, se considera que vendiste la mercadería más antigua que tenías en bodega.

Es como la leche del supermercado: lo que llegó primero va adelante y se vende primero. La diferencia es que aquí no hablamos de qué unidad física sale de la bodega, sino de a qué costo se anota lo que vendiste.

Por qué importa: el costo de lo que vendes define tu ganancia

Tu ganancia en cada venta es el precio de venta menos lo que te costó ese producto. El problema es que un mismo producto casi nunca cuesta lo mismo cada vez que lo compras: el proveedor sube el precio, cambia el dólar, te hacen un descuento por volumen. Entonces, ¿cuál es «el costo» del producto que acabas de vender?

Si usas siempre el último precio que pagaste, o un costo fijo que cargaste una vez, tu margen miente: cada venta parece ganar lo que no ganó o perder lo que no perdió. FIFO responde esa pregunta con una regla simple y fácil de auditar: lo que vendes cuesta lo que costó lo más antiguo que tenías.

Un ejemplo con números

Imagina que compraste el mismo producto en tres momentos distintos, y cada vez te costó más:

FIFO o costo promedio: cuál elegir

Lo que no conviene es cambiar de método según el mes. Un criterio constante es lo que te permite comparar un período con otro. Consulta con tu contador cuál se ajusta mejor a tu negocio.

Qué necesitas para que FIFO te sirva de verdad

• Registrar cada compra con su costo real, no el mismo costo para todo. Sin costos distintos por compra, FIFO no tiene nada que distinguir.
• Incluir en el costo lo que de verdad cuesta: si importas, suma flete, seguro y aranceles al costo de cada producto.
• Recibir la mercadería cuando llega y no semanas después, para que el orden de las compras sea el real.
• Registrar las mermas, los regalos y los retiros para uso interno: son unidades que salen sin venta y descuadran el inventario.
• Hacer tomas de inventario periódicas para que lo que dice el sistema sea lo que hay en la bodega.
• Corregir los errores de costo cuando los descubras, dejando constancia del motivo.

Los errores más comunes

• Costo en cero. productos que se cargan sin costo «para ordenarlos después». Cada venta de ese producto muestra una ganancia inflada
• El costo de la factura como costo final. sin sumar los gastos de traer la mercadería; el margen se ve mejor de lo que es
• Un solo costo para todo el producto. aunque lo compres a precios distintos; así pierdes el rastro de lo que ganas en cada compra
• Recibir tarde. si registras hoy lo que llegó hace un mes, el orden de las compras queda mal y el costo de lo vendido, también
• Ajustes sin motivo. un ajuste de stock sin explicación impide saber después por qué cambió el inventario

Cómo te ayuda Komercio

En Komercio el FIFO no es algo que actives: es la forma en que funciona tu inventario. Esto es lo que hace por ti:

• Un lote por cada compra. Cada vez que recibes mercadería se crea un lote con su costo. Si la recibes desde una orden de compra, el lote queda enlazado a esa orden y a su proveedor.
• Las ventas consumen el lote más antiguo primero. Cada venta toma la mercadería del lote más antiguo que tenga saldo. Si la venta es mayor que ese lote, sigue con el siguiente. Cada movimiento queda registrado con el lote del que salió.
• El costo de cada venta sale del lote real. El costo de la línea es el de lo que de verdad se consumió. Si la venta cruzó dos lotes, es el promedio ponderado de ambos, como en el ejemplo de arriba.
• Las anulaciones devuelven al mismo lote. Si anulas una venta, las unidades vuelven al lote del que salieron, con su costo original.
• Cada unidad con número de serie sigue a su lote. Si el producto se vende con serie, cada serie va ligada al lote del que entró y a su costo.
• El valor de tu inventario a la vista. En Inventario ves, por sucursal, el stock con su costo promedio y su valor. Ese costo promedio es el de lo que hoy queda en los lotes: las 150 unidades que quedan en nuestro ejemplo se mostrarían a $6.000 cada una.
• Corregir un costo sin romper nada. Si cargaste mal el costo de una compra, lo corriges en Inventario → Movimientos, siempre con un motivo. Cambiar el costo de la entrada corrige todo ese lote y recalcula el costo de las ventas que salieron de él; antes de confirmar ves cuáles ventas se afectan. Cambiar el costo de una salida corrige solo esa salida. Cada cambio guarda el valor original, el nuevo, quién lo hizo y cuándo.
• Rentabilidad con el costo real. Los reportes de rentabilidad y el estado de resultados usan el costo real de lo vendido (FIFO), no un costo fijo.
• Kits. El costo de un kit es la suma del costo de sus componentes.
• Salidas sin venta. Los consumos (uso interno, regalo, merma, robo o destrucción) y los ajustes de stock descuentan inventario con su motivo y quedan en el historial.

Antes de confiar en tu margen: una revisión rápida

• Entra a Inventario y revisa que ningún producto con stock tenga costo cero.
• Compara el costo de tus últimas compras con el costo que muestra el sistema.
• Mira el reporte de rentabilidad y busca productos con márgenes que se vean demasiado buenos: suelen ser costos mal cargados.
• Si encuentras un costo mal cargado, corrígelo con su motivo y revisa qué ventas se recalcularon.

Preguntas frecuentes