Compras internacionales: cómo ordenar una importación y calcular el costo real de cada producto

Qué cambia cuando compras afuera

Una compra nacional es simple: el precio de la factura es, más o menos, lo que te cuesta. En una importación no. Entre que el proveedor te cobra y la mercadería llega a tu bodega aparecen varios costos más, en distintas monedas y a distintos tipos de cambio. Estas son las variables nuevas:

• La moneda. la orden y la factura vienen en dólares, euros u otra moneda, y tu contabilidad y tus precios están en pesos
• El tipo de cambio. no es el mismo todo el tiempo. La mercadería se pacta a un tipo de cambio, el transportista te factura a otro y la aduana usa el del día en que acepta tu declaración. Por eso cada gasto debería llevar el suyo
• El flete y el seguro. mover la mercadería y asegurarla cuesta, y se paga aparte del producto
• Los aranceles o derechos de aduana. dependen del producto y de su país de origen; tu agente de aduana te dice cuánto corresponde
• El IVA de importación. se paga en aduana al internar la mercadería
• El agente de aduana. quien tramita la internación y cobra por ello
• Almacenaje y transporte interno. guardar la mercadería en puerto o bodega y llevarla hasta la tuya

Todo eso es parte de lo que te cuesta cada producto. Si no lo sumas, tu margen es una ilusión.

El error más caro: tomar el precio de la factura como tu costo

Es muy común cargar en el inventario solo el precio en dólares convertido a pesos. El producto parece barato, lo vendes con un buen margen en el papel y recién meses después descubres que el negocio no dejó lo que esperabas. Con los datos del ejemplo de más abajo, el mismo producto pasa de un margen del 47% a uno del 29% cuando incluyes los gastos que le tocan.

Aranceles e IVA de importación: uno es costo y el otro no

Cómo repartir los gastos entre los productos

Una importación trae varios productos en un mismo envío, pero los gastos se pagan por el envío completo. Para saber cuánto le toca a cada producto hay que repartirlos. El criterio contable estándar es repartir por valor: el producto más caro absorbe una parte mayor del flete, del seguro y de los demás gastos que el más barato.

Paso a paso para ordenar una importación

1. Arma la orden en la moneda del proveedor

   Con el precio unitario en esa moneda y el tipo de cambio que usarás como referencia para convertirlo a pesos.

2. Registra cada gasto con su moneda y su tipo de cambio

   Flete, seguro, aranceles, agente de aduana, almacenaje y transporte interno. Cada uno con el monto que te cobran y, si es otra moneda, con la tasa de ese documento.

3. Decide cuáles gastos entran al costo

   Los aranceles y los servicios entran. El IVA de importación, si lo recuperas, no.

4. Reparte los gastos por valor

   Así sabes cuánto le toca a cada producto y cuál es su costo unitario final.

5. Recibe la mercadería con ese costo

   El costo con que entra cada producto a tu inventario debe ser el final, no el de la factura.

6. Compara y ajusta tu próxima compra

   Mira cuánto te costó cada producto de verdad, ajusta tus precios y decide si el proveedor te sigue conviniendo.

Cómo te ayuda Komercio

Todo esto se hace en Inventario, en la pestaña «Órdenes de compra» y su pestaña «Gastos y costeo»:

• Proveedores internacionales. La ficha del proveedor internacional no pide RUT: lleva país y «Tax ID / VAT», y una moneda por defecto (peso, dólar, euro u otra de 3 letras) que se precarga en sus órdenes.
• Orden en moneda extranjera. La haces en pesos, dólares, euros u otra moneda, con el tipo de cambio que tú defines. A un proveedor internacional la orden sale en inglés y sin IVA; a uno nacional, en español y con IVA. Puedes ver el PDF y descargar el Excel de cada orden.
• Los gastos de la importación. Flete, Seguro, Arancel / derechos de aduana, IVA de importación, Agente de aduana, Almacenaje, Transporte interno y Otro. Cada gasto lleva su monto, su moneda y, si quieres, su propia tasa («Su tasa»).
• «Entra al costo del producto». Cada gasto tiene esa casilla. El IVA de importación viene en «No» porque es recuperable, y los demás en «Sí». Puedes cambiarla, por ejemplo si tu negocio no recupera IVA.
• El costeo a la vista. El panel muestra la Mercadería, los Gastos al costo, lo Recuperable y el Desembolso total. Debajo, el «Costo final por producto» con el «Costo unitario final» de cada línea.
• Un reparto que cuadra. Los gastos se reparten por valor y la suma de lo repartido es exactamente el total de los gastos: no sobra ni falta un peso, aunque la orden tenga decenas de líneas.
• Sin tasas inventadas. Si un gasto está en otra moneda y no tiene tasa propia, ni la orden tiene una, Komercio no inventa una: marca «falta tasa» y avisa que el costeo está incompleto.
• El costo final entra al inventario. Ese es el costo con que cada producto entra a tu inventario, y de ahí salen los márgenes de tus reportes de rentabilidad. Cada lote queda enlazado a su orden y a su proveedor, así sabes de qué importación salió.
• Lo que viene en camino. Desde «En fabricación», pasando por «Lista para retiro» y «En tránsito», lo pendiente cuenta como mercadería en camino y se descuenta de las próximas sugerencias de compra.

Antes de cerrar la compra: qué revisar

• Pídele a tu agente de aduana el detalle de cada gasto y la moneda en que te lo cobra.
• Guarda el tipo de cambio de cada documento: el de la mercadería, el del transportista y el de la aduana pueden ser distintos.
• Define qué gastos entran al costo y cuáles recuperas, antes de calcular tus precios.
• Compara el costo final de cada producto con su precio de venta: ahí está el margen de verdad.
• Al elegir entre proveedores, compara el costo final y no solo el precio de la factura.

Preguntas frecuentes