Órdenes de compra: cómo ordenar las compras de tu stock y no comprar de más

Por qué conviene ordenar tus compras

Cuando compras de memoria pasan dos cosas, y las dos cuestan plata: pides de más y el dinero queda guardado en la bodega, o pides de menos y el producto se agota justo cuando la gente lo busca.

La orden de compra (OC) es el documento con el que le pides mercadería a un proveedor. La armas, se la envías y, cuando llega el pedido, registras la recepción en tu inventario. No es la factura del proveedor: es tu solicitud. Gracias a ella sabes qué pediste, qué falta por llegar y a qué costo.

Qué debe tener una buena orden de compra

• Un solo proveedor por orden, con sus datos de contacto.
• Cada producto con su código (SKU), la cantidad que pides y el costo acordado.
• La moneda y, si no es el peso, el tipo de cambio que usarás.
• Un estado que diga en qué etapa va el pedido: preparándolo, enviado, en camino o recibido.
• Un espacio para notas con las condiciones que acordaste.

Cómo saber cuánto pedir

A quién comprarle suele estar claro. Lo difícil es cuánto. Hay un método simple que funciona para casi cualquier negocio, y se hace producto por producto:

1. Mira cuánto vendes por mes

   Saca el promedio de ventas mensuales de cada producto, con los últimos meses. Si un producto estuvo agotado parte del período, la venta histórica se queda corta: úsala como guía, no como regla.

2. Decide cuántos meses quieres cubrir

   Ventas mensuales por meses de cobertura es lo que necesitas tener. Con un proveedor que despacha rápido puedes cubrir 1 mes; con uno lejano, más.

3. Respeta tu stock mínimo

   Si definiste un mínimo para ese producto, tu objetivo nunca baja de ese número, aunque se venda poco.

4. Descuenta lo que ya tienes

   Al objetivo réstale el stock que hay hoy en bodega.

5. Descuenta lo que ya viene en camino

   Si ya pediste una parte y está por llegar, no la vuelvas a pedir: sería comprar dos veces lo mismo.

Dicho en una línea: cantidad a comprar = (ventas mensuales × meses de cobertura, o tu mínimo si es mayor) − stock actual − lo que ya viene en camino. Si el resultado es cero o negativo, ese producto no necesita pedido.

Los estados de la orden: saber en qué etapa va cada pedido

Un pedido tiene una vida: lo preparas, se lo envías al proveedor, el proveedor lo prepara, viaja y llega. Ponerle un estado evita la pregunta de siempre: «¿y ese pedido en qué va?».

• Borrador. la estás armando; todavía no sale
• Enviada. ya se la mandaste al proveedor
• En fabricación. el proveedor la confirmó y la está preparando
• Lista para retiro. está lista para que la retires o te la despachen
• En tránsito. viene en camino
• Parcial. llegó una parte del pedido
• Recepcionada. llegó completo
• Cancelada. se anuló

Recibir la mercadería: completa o por partes

Cuando llega el pedido, revísalo contra la orden. Muchas veces llega por partes, y está bien: registra lo que llegó y deja el resto pendiente hasta que llegue.

• Cuenta lo que llegó y compáralo con lo que pediste.
• Registra el costo real de cada producto, no el que esperabas pagar.
• Anota las diferencias: faltantes, productos dañados o cantidades de más.
• Mantén la orden abierta hasta que llegue todo lo pendiente.

Cómo te ayuda Komercio

Las órdenes de compra están en Inventario, en la pestaña «Órdenes de compra». Esto es lo que hace por ti:

• Te sugiere cuánto pedir. El botón «Sugerir» rellena la orden con la cantidad calculada con tus ventas de los últimos 90 días y los meses que quieras cubrir: 1, 2, 3 o 6. Usa tu stock mínimo como piso y descuenta lo que tienes y lo que ya viene en camino.
• Te avisa si te pasas del máximo. Si una línea deja el stock por encima del máximo que definiste, aparece «Supera el máximo — sugerido por ventas». El máximo no recorta la sugerencia: te lo muestra para que decidas tú.
• Sugiere lo que ese proveedor surte. Entran los productos que tienen a ese proveedor como habitual o como alternativo. Los kits y los productos armados con insumos no se sugieren, porque se arman con sus componentes. Si un producto tiene un precio pactado con ese proveedor, ese precio manda sobre el último costo registrado.
• Lleva el estado de cada orden. Borrador, Enviada, En fabricación, Lista para retiro y En tránsito los marcas tú; Parcial, Recepcionada y Cancelada los pone el sistema.
• No compras dos veces. Lo que está por llegar cuenta como mercadería en camino desde «En fabricación» en adelante, y se descuenta de las próximas sugerencias. En Borrador y Enviada no cuenta, porque el proveedor todavía no confirmó el pedido.
• Recibe completo o por partes. Eliges la sucursal y registras la cantidad y el costo neto de cada línea. Cada recepción crea un lote con su costo, enlazado a su orden y a su proveedor.
• Cubre las ventas que esperaban stock. Si vendiste algo que no tenías (una venta «Por despachar»), al recibir la orden Komercio le asigna esa mercadería sola, empezando por la venta más antigua.
• Orden lista para el proveedor. A un proveedor nacional la orden sale en español y con IVA. Puedes ver el PDF y descargar el Excel de cada orden, y filtrar el listado por fecha y estado.
• Órdenes desde la bodega de apoyo. Con un clic generas las órdenes de lo vendido que aún no llega, una por proveedor.
• Permisos a tu medida. Puedes dejar que una persona solo vea las órdenes, o que también las cree, las edite y las reciba.

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